Serviceanmälan: ett exempel. Göra ett memo

På organisationens interna dokument, mångaanställda vet bara av hearsay - memoranda är förvirrade med tjänsten och utgör felaktigt. Detta kränker den grundläggande funktionen hos sådana dokument - officiell kommunikation inom laget, vilket leder till omöjligheten av samordnat arbete. Därför blir frågan om att utarbeta ett memo, dess skillnader och likhet med resten av uppsatserna brådskande.

terminologi

En servicemärke är ett kommunikationsmedel mellantjänstemän, strukturella divisioner. Ibland definieras det som ett dokument om utförandet av viss uppgift / arbete, även om det kan ha en annan karaktär. Proverna som kommer att diskuteras i denna artikel återspeglar bara det möjliga innehållet i notatet.

Officiellt, klassificeraren av förvaltningendokument innehåller inte information om ett sådant papper som ett notat. Ett exempel på hur man skriver det ges inte, men det förnekar inte det faktum att ett sådant dokument är utbrett inom arbetslivet av flera skäl.

Skäl att använda

Ett memo är känt som ofta användsstöddokument. Det har ansvaret för att säkerställa kommunikation mellan arbetssystemets delar, det vill säga anställda. Varför är ett sådant dokument så populärt? Många arbetsmoment kan och bör lösas utan ingripande av ledande befattningar - detta visar autonomi och effektivitet av avdelningar autonomt och som ett system som helhet.

funktioner

Skillnad från ovanstående memorandumär att den senare innebär ett överklagande till högre tjänstemän, och ett memo, ett exempel som kommer att behandlas nedan, utgör en länk på horisontell nivå. Detta kan vara ett samtal till administratören av en annan avdelning eller chefen för en annan enhet. I något av fallen, medan de nämnda personerna har motsvarande tjänster, kan man tala om notatet. När det råder en ojämlikhet bör ett notat utarbetas. Några av de exempel som presenteras här kan vara tvetydiga, skälen till detta kommer att diskuteras senare.

Omfattning av serviceanmärkningar

Vanligtvis skrivs noteringar påtillhandahålla: information, ekonomisk, logistisk eller organisatorisk. Ofta kan en anteckning innehålla en förfrågan eller ett förslag. Var och en av strukturelementen är vanligtvis en av prioriterade ämnen och hör samman med det område där själva elementet fungerar.

registrering

Minnesmärkningens design är densammasom utformningen av rapporten. Följaktligen ändras endast innehållet. Registrering av noteringar regleras av GOST. Detta gör att du kan behålla enhetligheten i utformningen av alla hanteringsdokument.

Ett exempel på hur man skriver en servicemärke:

IT-avdelningen (längst upp på sidan, på vänster sida)

Chef för säkerhetstjänsten (ovanför högra sidan) Lyubchenko R. L.

SERVICE ANMÄRKNING

09/14/2015 № 11

På fredagen den 17 09. 2015 kommer den materiella och tekniska basen att ersättas. I detta avseende ber jag att ge tillgång till följande anställda i organisationen "AMIR" PE för genomförandet av dessa verk:

1. Andeenko Sergey Gennadievich.
2. Mishkov Lev Georgievich.

Avdelningschef (på vänster sida) _rospis_ Antipov RD (på höger sida)

Registrering av kontorsmemo föreslår ett typiskt pappersformat - A4.

fördelar

I huvudsak, en analog av ett röstmeddelande, ett memo har flera fördelar jämfört med den vanliga arbetskommunikationen:

• skriftlig retention
• officiell dokumentation
• bekvämlighet vid överföring av komplex information;
• förmågan att överföra ett meddelande till flera personer samtidigt.

De logiska konsekvenserna är:

• möjlighet att bekräfta / neka något uttalande
• en tydlig redogörelse för uppgiften och dess tydliga genomförande
• aktualitet i genomförandet
• arbetseffektivitet.

karaktär

Skrivandet av notatet kan vara följande:

• informativ (meddelande, anmälan, instruktion, etc.);
• initiativ (begäran)
• rapportering.

En kontorsanteckning, ett exempel på vilket varsom anges ovan, är informativ, eftersom chefen för en avdelning informerar ett annat av det kommande arbetet, dessutom ger en enkel instruktion om vad han måste göra.

De två sista punkterna är ofta sida vid sida: rapporten är ett svar på initiativet (förfrågan).

struktur

Tänk på hur du skriver ett memo baserat på ovanstående exempel. Så det här dokumentet måste innehålla:

• Mottagarens krav (i detta fall utfördes rollen av säkerhetschefen);
• namnet på dokumentet (motsvarande inskription var omedelbart före texten);
• dokumentdatum
• text;
• rekvisita och underskrift av adressaten (chefen för informationsavdelningen).

Texten kan i sin tur också fördelas på strukturen. Sant, mycket mer villkorligt:

1. Den första delen definierar grunden och motivet för att skriva. Notatet, vars exempel presenterades ovan, förklarar begäran i första meningen.
2. Den andra delen visar kärnan: i exemplet går det efter orden "i kommunikation ...".
3. Den tredje delen är finalen. Det kan innehålla en faktablad, ett förslag eller en begäran.

En kontorsanteckning, ett exempel som hjälper ossförstå reglerna för registrering, kombinerar andra och tredje del i en. Separation blir mer märkbar i komplexa kontorsnoteringar. Den tredje delen visas nödvändigtvis i svardokumenten.

stilisering

Även om gratis papper är tillåtet för detta papper,såväl som för alla andra förvaltningshandlingar, för att kunna veta hur man skriver ett kontorsmemo, är det nödvändigt att fritt uttrycka dina tankar i en affärsstil, eftersom det är han som är van vid att sammanställa någon form av dokumentation.

typer

Verktyg har ingen tydlig klassificering, men samtidigt kan de delas in i typer.

Till exempel finns ett notat:

• om marknadsföring
• för inköp;
• om avbokning etc.

Varje typ har sin egen stavningsspecifikation. För att få en bättre förståelse för hur man skriver ett memo, kommer exempel också att ges.

På uppgången

LöneökningsnotDet kan vara nödvändigt för anställda som tror att de får otillräcklig monetär ersättning för sitt arbete. Det är logiskt att de först och främst kommer att vända sig till sin chef - de kommer att skriva ett memo.

Ett memo av denna typ är skrivet av huvudetavdelningsanställd adresserad till chefen för ledningen. Ibland hanteras även personalavdelningen. Därefter hänvisas det till kommunikationsavdelningen för den anställde som vill få en större lön och personalavdelning. Orsakerna till löneökningen (förändringar i arbetsmängd, anställdas kvalifikationer, etc.) måste nödvändigtvis innehålla ett notat.

Provet presenteras nedan.

Material redovisning avdelning

Generaldirektör för PE "Agro Darin" Aninnikov G. L.

SERVICE ANMÄRKNING

04/09/2013 № 45

St Petersburg

Om löneökning öka G. G. Furmanets

Galina Furmanets arbetar i nödläget "AgroDarina "från 4 mars 2011 som ledande specialist på avdelningen för redovisning av materialresurser. Hon är en skicklig expert i sitt arbete, som visar hög arbetsproduktivitet, punktlig, obligatorisk och verkställande. Under arbetet har inte fått en enskild disciplinåtgärd. I samband med ovanstående ber jag dig att öka lönen på Galina Viktorovna Furmanets från 23 000 rubel till 25 000 rubel.

Chef för avdelningen för redovisning av materiella tillgångar_signatur_Galkin S. A.

Upphöjning betyder inte bara en ökning av lönen, det kan också innebära ett drag till en högre position. Kampanjmeddelandet skrivs också av avdelningschefen.

Detta är en viktig anmärkning: samma kontorsanteckning till regissören, det vill säga en anteckning från underordnad chefen anses vara en föreläsning.

Avdelningschefen kan rekommendera en underordnad för marknadsföring baserat på:

• höja sina kvalifikationer
• högre utbildning (första / sekund)
• anställning och arbetslivserfarenhet
• för enastående service.

Skälen måste anges direkt i noteringen. Till exempel följande.

Logistikavdelningen

Generaldirektör för PP "Netfliks" Lyashenko S. Yu.

SERVICE ANMÄRKNING

19 februari 2001 nr 15

Moskva

Om marknadsföring Belousovoj Yu. O.

Belousova Julia Olegovna jobbar i PP "Netfliks"sedan den 7 januari 1999 i stället för administratören av logistikavdelningen. Hon är en kvalificerad specialist. Medarbetaren är verkställande och ansvarig, kännetecknad av hög prestanda och uthållighet i stressiga situationer. Den 15 februari 2001 fick hon en magisterexamen i redovisning och revision. I samband med detta rekommenderar jag att Belousova Yulia Olegovna främjas till ledande befattningshavares ställning.

Chef för avdelningen för material och teknisk support_signature_Elchaninov P. L.

Att köpa

Under förvärvet avses reparation eller byte av utrustning. Ett memo för inköpet skrivs av avdelningen, som behöver uppdateras material och teknisk bas.

Notatet, vars prov presenteras nedan, bereddes för inköp av en dator.

Personalavdelningen

Chefen för IT-avdelningen i "Epam" LLC, D. M. Penkov

SERVICE ANMÄRKNING

12.11.2009 № 4

Kharkov

Om att reparera (ersätta) en dator

Jag meddelar att den 6 november 2009, Tatyana Mashkina, en anställd i personalavdelningen, en senior administratör, kraschar regelbundet på sin persondator.

I samband med ovanstående anledning, reparera eller byt ut den här datorn så snart som möjligt.

Chefen för personalavdelningen _podpis__ Chishenko V.T.

semester

Anteckningsboken lämnar här innebär inte inkänslan av pensionering, och att ringa en anställd från en semester skrivs av chefen för den avdelning där arbetstagaren är upptagen. Det anger orsaken till granskningen. Dokumentet skickas till företagets / organisationschefen, han måste i sin tur skriva svaret - samtycke eller avslag.

Följande är ett exempel på ett sådant memo tillsammans med svaret.

Har inget emot det

Personalavdelning för att förbereda nödvändiga dokument__Sergeev 03/21/2014

Generaldirektör för privat företag "Aukro" V. P. Sergeev

SERVICE ANMÄRKNING

03/21/2014 № 1

Med tanke på sjukskrivningen av chefen för bokföring och revision Morozova Tatyana Viktorovna, gör jag ett förslag att ringa revisorn Matveychuk Pavel Sergeyevna från semester från 03.22.2014

Chefen för avdelningen för redovisning och revision ___ Marinina R. A.

Det bör noteras att förutom att skriva och ta emotBeslut om anteckningen krävs för att få arbetstagarens samtycke att dra sig ur semester. Detta måste också vara officiellt dokumenterat. Därför är noteringen endast den första etappen av denna process.

Om bonusar

Ersättningsmemo är skrivet närchefen vill uppmuntra arbetstagaren till produktivt arbete. Ur anställdens synvinkel är tilldelningsprocessen enkel, men för chefen, speciellt om organisationen inte har någon bestämmelse om tilldelning och föredrar att göra utan den blir den mycket mer arbetskraftig. Men en av stadierna av denna process kommer under alla omständigheter att skriva ett memo.

Först måste du studera specifikationenföretag i detta avseende - var och en av företagen har egna bonusvillkor. Dessa kan vara specifika fall när en anställd inte kan belönas (disciplinära sanktioner, administrativa kränkningar etc.), källor till bonusar och liknande. Efter noggrann studie kan du fortsätta direkt till skrivning.

Bonusnoten skanödvändigtvis innehålla skälen till att avdelningschefen anser att arbetstagaren bör uppmuntras. Om bonusklausulen har klara klausuler där det anges vilken typ av belöning det är värt, är processen mycket enklare. Huvudet förblir bara för att informera direktören om genomförandet av sådana och sådana punkter. Då är detta ett meddelande. I ett annat fall erbjuder chefen för avdelningen endast belöning för arbetstagaren och själv bestämmer beloppet för bonusen - igen, med tanke på organisationens materiella incitamentsystem.

Intressant, tjänsten noterar på bonusarofta tillskrivna rapporten - som de är skrivna i namnet på högre rang. Ett liknande dilemma uppstår med anteckningar om återkallandet från semester, om marknadsföring etc.

Att skriva av

Utility Notes för avskrivning av materialnödvändigt när fastigheten är skadad eller material och teknisk bas är föråldrad. Denna typ av dokument har nära anknytning till anskaffningsanmärkningarna och är liknande i specifikationen: till exempel skriver avdelningschefen en liknande anteckning till avdelningen som behandlar skadad egendom (som i datorns exempel: meddelandet gick till informationsavdelningen).

Nedan finns ett urval av ett sådant memo.

IT-avdelningen

Chef för revisionsavdelningen i Troyanda LLC Sukhorukov D. D.

SERVICE ANMÄRKNING

01/22/2006 nr 42

Kiev

Om att skriva av en dator

Meddela det för tillfälletDen elektroniska datorn, som ägs av IT-avdelningen, är föråldrad och kan inte beräkna den kapacitet som är tillräcklig för den här avdelningens fulla arbetsförmåga.

I samband med ovanstående anledning ber jag dig att skriva ut ovanstående egendom som föråldrad och meddela inköpsavdelningen om behovet att fylla på material och teknisk bas.

Chef för IT-avdelningen _podpis__V. Chashchenko

Separering av noteringar efter typ

Alla ovanstående exempel kan delas in i två typer:

• memo på anställd, regissör;
• memo till någon avdelning.

Vilket dilemma är den första punktenredan nämnt i denna artikel. Trots det faktum att det finns gott om information om hur man skriver ett memo till regissören, liksom exempel och exempel på att skriva, är det i själva verket inte helt sant. En sådan princip kan bara fungera i företagsorganisationer där alla avdelningar är lika, men det finns ingen chefsöverordnade. Då blir anteckningar mellan avdelningar automatiskt officiella, inte en rapport. I alla andra fall rekommenderar vi starkt att du använder titeln på "Memorandum" -dokumentet när du skriver anteckningar om återkallelse av en anställd från semester, på hans belöning, uppsägning, marknadsföring. Övriga skrivkrav är desamma.

Alla inlägg hänvisar till anteckningar.resten är exempel på avskrivningar, förvärv etc. De ger en mer exakt uppfattning om beskaffenheten av noter: kommunikation mellan motsvarande avdelningar, vilket inte kräver förvaltningsåtgärder.

lagring

Anteckningarna direkt relaterade till enskilda anställda lagras i sina personliga filer. Alla övriga skickas till företagets arkiv.

Originalen av noter kan behövas vid kontroll av organisationen av högre myndigheter: de ger detaljerad information om företagets interna verksamhet, samspelet med strukturella element.

Noteringar, som officiella handlingar, kan också vara bevis eller vägran i förfarandet i ett ärende.

Liksom andra stöddokument kan noteringar betraktas som ett slags tillägg till företagets externa dokumentation.

Frekvent användning av noteringar tjänar som ett kriterium för att bedöma företagets generella stämning och dess anställda för sociologer, marknadsförare och psykologer som arbetar med personalorganisation.

Halv affär, halv freestyleupprättande av memorandum återspeglar tydligt de situationella relationerna inom arbetsgruppen. Dokumentation är inte särskilt intressant inte mellan avdelningar, men mellan specifika anställda av avdelningar - det är mindre vanligt och därför mer intuitivt.