Vad är sekreterarens uppgifter?

För att tydligt definieraen sekreterares uppgifter, det är nödvändigt att veta vem som exakt talar om. Efter allt kan detta inlägg ses i flera vinklar. Känd är till exempel sekreteraren som kontoransvarig, generalsekreteraren som huvudansvarig för en organisation, generalsekreteraren som tjänsteman, sekreterare som diplomat, sekreterare för huvudet som anställd och andra alternativ. Oftast hänvisar de till denna post, en anställd som utför uppgifter (instruktioner) som företagsledare, samt enskilda chefer för sina strukturella divisioner. Det visar sig att sekreterarens officiella uppgifter i detta fall reduceras till att genomföra enskilda order för att lösa organisatoriska och tekniska frågor.

Vad sekreteraren måste veta och måste göra

Sekreteraren måste utföra följande funktioner dagligen:

Ta emot information från underordnade för överföring till sin handledare.
Organisera telefonkommunikationschef. I hans frånvaro ta information, och sedan ta det till direktörens uppmärksamhet.
Ta emot och behåll register över telefonmeddelanden.
Att skapa förutsättningar för huvudets normala arbete: att övervaka behovet av kontorsmaterial och kontorsutrustning.
Assist i organisationen av produktionenmöten och möten. Att ge deltagarna datum, plats och tid för händelsen. Samla in de nödvändiga materialen, se till att de närvarande är närvarande och håll protokollet till mötet.
Att bedriva kontorsarbete hos företaget. För att göra detta ska sekreteraren ta emot, systematisera inkommande korrespondens och vidarebefordra den till ledningen. Då på grundval av den införda viseringen för att överföra dokument till exekutörer under en lista. Sekreterarens uppgifter inkluderar även kontroll över kursen, tidpunkten och resultatet av deras genomförande.
Utför arbete med utskrift och reproduktion av dokument.
Organisera mottagandet av besökare till företagets chef och, om möjligt, skapa förutsättningar för snabb lösning av problem.

För att kunna uppfylla dessa uppenbarligen enkla arbetsuppgifter hos en sekreterare borde arbetstagaren veta:

hela sammansättningen av företagets ledning och dess strukturella indelningar
Företagets stadga, personal och struktur, dess profil, utvecklingsutsikter och specialisering.
Regleringsdokument för korrekt skrivarbete.
regler för användning av kontorsutrustning och kommunikation
regler för VTR, OT, brandsäkerhet och industriell hygien
arbetsorganisationens regler på arbetsplatsen
normativa och rättsliga handlingar, order, resolutioner, order på planering, bokföring och kvalitetsledning av det utförda arbetet.

Specifikationen av clerken

Om vi pratar om en mer specifik, smalspecialisering, då är situationen något annorlunda. Ta till exempel sekreterare-kontorets uppgifter. I postens titel är tydligt definierad aspekt av arbetet. Vanligtvis har varje företag redan en arbetsbeskrivning, som indikerar riktningen för arbetsflödesspecialisten. Om det inte finns någon sådan instruktion är det bättre att skapa den. För att göra detta bör du använda referensboken för kvalifikationer, där det finns ungefärliga prover. Därefter ska standardversionen raffineras med hänvisning till en specifik organisation, med hänsyn till specifika och interna funktioner. Generellt bör sekreterarens kontorist uppdrag tydligt spåras i tre huvudområden:

Arbeta med korrespondens. Mottagning, bearbeta den med moderna metoder och snabb leverans.
Korrekt underhåll av intern dokumentation.
Registrering, strikt redovisning och överföring av dokument till arkivet för lagring.

Referentens egenskaper

På vissa företag sådanaposition, som inkluderar ett brett spektrum av uppgifter: från "help desk" till "assistent director". En sådan specialist bör ha mångsidig kunskap och vara väl känd i situationen. Officiella uppdrag av sekreteraren för konsulten är något utökad på grund av ökningen av befogenheterna. I allmänhet är detta en sekreterares vanliga arbete, men ordet "referent" gör några tillägg till standardlistan. I synnerhet kan den administrativa assistenten självständigt genomföra mottagande av besökare i vissa frågor. Ägar viss information, han kan själv fatta beslut. Dessutom utför instruktören huvudansvariga instruktioner om organisationens ekonomiska verksamhet (företag). Ibland är sekreterarassistenten ansvarig för personaldokumenthantering. Detta görs endast när det totala arbetet gör att du kan utföra ytterligare uppgifter.